El Consejo de Administración, primer influencer del Compliance

Entrevista Belen Fontanals, directora desarrollo corporativo de ASCOM

“La pandemia ha obligado a los Consejos de Administracion de las empresas  a revisar sus prioridades en materia de cumplimiento normativo “

Las relaciones entre el Consejo de Administración y el Compliance Officer de una organización fueron el objeto del webinar que la abogada Belen Fontanals, responsable de desarrollo corporativo de ASCOM impartió en el marco de IECOM.

Para esta experta “el Consejo de Administración debe ser influencer de toda la organización, no únicamente de la función de Compliance”.

Desde su punto de vista contar “con la existencia de un Consejo de Administración involucrado y comprometido que ejerce su papel con verdadero liderazgo, se traduce en un sistema de gestión de Compliance no sólo eficaz, sino también sostenible en el tiempo”.

Desde su punto de vista, “la involucración activa del órgano de gobierno es una clara evidencia del grado de compromiso de la organización con las normas (las obligatorias y las voluntariamente aceptadas) y de llevar a cabo su propósito y valores logrando así, sus fines y objetivos empresariales”.

¿Dónde esta la clave para que el Consejo de Administración de una compañía se convierta en influencer del Compliance Officer y apoye su trabajo?

La pregunta deberíamos reformularla, en el sentido de que el Consejo de Administración debe ser influencer de toda la organización, no únicamente de la función de Compliance.

Gran parte del éxito en la aplicación y puesta en práctica de un programa de Compliance eficaz, reside precisamente en la capacidad de liderazgo para transmitir las expectativas de comportamiento en el seno de la organización de forma clara y comprensible a todos sus miembros, el compromiso debe ser activo, expreso e incondicional y los consejeros deben ser referente con su propia conducta.

¿Qué efectos produce en la propia empresa contar con un Consejo de Administración proactivo en la gobernanza y en la gestión de los riesgos?

Sin duda, la existencia de un Consejo de Administración involucrado y comprometido que ejerce su papel con verdadero liderazgo, se traduce en un sistema de gestión de Compliance no sólo eficaz, sino también sostenible en el tiempo.

La involucración activa del órgano de gobierno es una clara evidencia del grado de compromiso de la organización con el cumplimiento de las normas (las obligatorias y las voluntariamente aceptadas) y de llevar a cabo su propósito y valores logrando así, sus fines y objetivos empresariales. 

¿Que papel juega en este entramado la figura del Secretario del Consejo de Administración?

El Secretario del Consejo de Administración, que podrá o no ser consejero, entre otras obligaciones es responsable de velar por que las actuaciones del Consejo se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás regulaciones internas, así como velar porque los procedimientos y normas de buen gobierno de la sociedad se respeten y revisen periódicamente.

Esta obligación especial no sólo refuerza el papel de esta figura sino que lo enlaza directamente con la esencia de la función de Compliance, pudiendo incluso considerar de facto al Secretario como “Compliance Officer” del propio Consejo.

¿Cómo se vertebra esa relación profesional desde que el Compliance Officer es nombrado en el seno de la empresa?

Un sistema de gestión de Compliance eficaz, implica velar por el cumplimiento de las normas y por la puesta en práctica de los principios y valores de los que las organizaciones se dotan de forma voluntaria.

Para ello, es básico dotarse de una política de Compliance robusta y de unos objetivos de Compliance claramente definidos que deberán ser revisados periódicamente para adaptarse a las circunstancias de cada momento y que serán el pilar fundamental de guía y actuación del Compliance Officer.

¿Qué impacto ha tenido la pandemia del Covid19 en esa relación profesional entre el Consejo de Administración y de la compañía?

En mi opinión, ha salido más fortalecida, dado que una situación tan excepcional como la que nos ha tocado vivir, ha trastocado entre otros, el entorno empresarial y los retos a los que se enfrenta, obligando a los Consejos de Administración a llevar a cabo un profundo análisis y redefinición de sus prioridades.

La pandemia ha colaborado en afianzar y poner de relieve la importancia del Compliance dentro de las organizaciones como una oportunidad de negocio sostenible y ha impulsado la necesidad imperativa y cada vez más necesaria de integrarlo su cultura corporativa y en la conducta y comportamiento de las personas vinculadas a ella.

¿Cómo se marcan los cambios en la actividad de Compliance de la compañía y qué papel juega el Compliance Officer si hay un cambio de estrategia en este sentido?

Nos encontramos actualmente en un entorno social y económico cambiante, enfocado a los stakeholders, que exige de manera constante, ajustar, alinear y adecuar tanto la estrategia de negocio de las organizaciones, como el liderazgo del Consejo de Administración a este nuevo entorno.

Es aquí donde la función de Compliance juega un papel fundamental y en pro de una mejora continua, la adaptación debe llevarse a cabo a través de la revisión y actualización de la política de Compliance de la organización y los objetivos de Compliance.

¿Cómo protege su independencia el Compliance Officer en su trabajo de cara a que el Consejo de Administración influya lo justo en su actividad?

Pensemos que para evitar injerencias, presiones e influencia en el ejercicio de la función de Compliance, no es suficiente el lugar destacado que pueda ocupar en el organigrama empresarial y el acceso al órgano de administración o la mayor o menor madurez de la cultura de Compliance en la organización.

Es necesario dotar a la función de una serie de mecanismos que protejan precisamente esta independencia y autonomía.

Para ello, es clave la descripción de su puesto de trabajo, definir el alcance y los límites de sus funciones y obligaciones dentro de la organización (recordemos que es una función en la que se asume un riesgo personal).

Asimismo, debe estar dotado de los recursos económicos, materiales y personales suficientes y adecuados y debe percibir una retribución salarial acorde con las tareas encomendadas.

¿Cómo evidencia el Compliance Officer que el Consejo de Administración va a apoyarlo en su trabajo?

En primer lugar, la existencia de una adecuada estrategia de comunicación a través de la cual el Consejo, de forma clara y expresa, se compromete con la función de Compliance y sus objetivos.

Situando al Compliance Officer en un puesto relevante dentro del organigrama de la organización con acceso directo al Órgano de Administración para mantener una comunicación fluida y otorgándole la independencia, autoridad y competencia necesarias (“Gobernanza del Compliance”).

Sin olvidar la adecuada dotación de recursos económicos, materiales y personales requeridos. Aunque en este punto, en España todavía queda camino por recorrer, pero seguimos avanzando…..

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