Elena del Tiempo, Compliance Officer Microsoft España y Portugal: “La tecnología es un aliado clave para las empresas para luchar contra la corrupción”

Este miércoles tuvo lugar el Dia Mundial contra la Corrupción que por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) en una resolución de la Asamblea General del 31 de octubre de 2003, cuando se ordenó la celebración de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción.

Ese día, la asamblea reconoció su preocupación “por la gravedad de los problemas y las amenazas que plantea la corrupción para la estabilidad y seguridad de las sociedades al socavar las instituciones y los valores de la democracia, la ética y la justicia y al comprometer el desarrollo sostenible y el imperio de la ley”.

En lucha contra la corrupción las empresas definen sus mejores prácticas y programas de compliance para mitigar esta lacra. En el caso de Microsoft, se trata de una multinacional que ha tomado muy en serio esta cuestión.  El pasado año, Microsoft Ibérica recibía el premio de ASCOM as mejores prácticas a nivel de empresa en materia de compliance

En esta entrevista, Elena del Tiempo, Compliance Officer de Microsoft en España y Portugal explica la política que lleva esta multinacional en este sentido.

Uno de los valores de Microsoft es la Trustworthy computing, y nuestro lema dice Microsoft runs son Trust, lo que significa “Microsoft se basa en la confianza”.

Esta confianza tiene su fundamento, de una parte, en el compromiso de cada uno de los empleados con la integridad y, de otra parte, en la confianza que nuestros clientes y grupos de interés depositan en Microsoft.

¿Cuáles son los retos y amenazas en su sector en materia de corrupción pública y corrupción privada?

En materia de Compliance, el principal resto de nuestro sector es combatir desde la base tanto la corrupción pública como privada hasta alcanzar un 100% de eficiencia. En el momento que actualmente vivimos y con la digitalización de las empresas en plazos muy cortos, tenemos el reto de conseguir llegar a todos en el menor tiempo posible de la manera más segura.

Por supuesto, siempre sobre la base de un negocio limpio, la gestión de datos con total seguridad, y ayudando a todos y cada uno de nuestros clientes y grupos de interés a alcanzar sus objetivos.

¿Qué estrategia tiene una multinacional como Microsoft en este tema de cara a la prevención y lucha contra la corrupción?

Uno de los valores de Microsoft es la Trustworthy computing, y nuestro lema dice Microsoft runs son Trust, lo que significa “Microsoft se basa en la confianza”.

Esta confianza tiene su fundamento, de una parte, en el compromiso de cada uno de los empleados con la integridad y, de otra parte, en la confianza que nuestros clientes y grupos de interés depositan en Microsoft.

En este sentido, nuestra misión es “ayudar a cada persona y a cada organización en el planeta a conseguir más”.  Y para nosotros este empoderamiento solo puede empezar con la confianza como elemento clave para crear un mundo más seguro en la transformación digital.

¿Qué papel juega en una organización la formación para prevenir la corrupción en el seno de una empresa?

La formación es uno de los elementos esenciales de todo sistema de Compliance, y en Microsoft es uno de los pilares básicos para promover una cultura de cumplimiento. Con carácter anual todos los empleados recibimos formación en Standard of Business Conduct, “Estándares de conducta empresarial”.

Además de lo anterior y atendiendo a los distintos puestos de trabajo y su incidencia en temas de Compliance, cada año recibimos también los llamados Compliance role-based trainings, “cursos de Compliance específicos de cada rol”.

Todos estos cursos son on-line, con casos prácticos y evaluaciones al final de cada uno, y su seguimiento está automatizado y se monitorizan de manera regular con el fin de que todos los empleados hayan tenido la oportunidad de formarse en los tiempos establecidos.

Adicionalmente a estos cursos on-line, reforzamos la cultura de Compliance con cursos presenciales o virtuales, pero en tiempo real, y con comunicaciones periódicas a nivel global, local y de área de negocio.

¿Qué función debe tener el compliance officer en una empresa de cara a detectar y prevenir comportamientos relacionados con la corrupción?

La principal función del Compliance Officer es -y debería de ser siempre- la prevención. Un sólido sistema preventivo permite a toda empresa adelantarse a las fases de detección de incumplimientos y respuesta a dichos incumplimientos.

En Microsoft hacemos uso de distintas herramientas que nos permiten fortalecer nuestro sistema preventivo. Así, utilizamos Power BI (Power Business Intelligence), RIM (Risk Indicator Metrics), Dashboards (paneles de indicadores), e-Learning, EGRC platform (Enterprise Governance, Risk and Compliance), entre otros.

Del mismo modo, gozamos de un sólido sistema de tres líneas de defensa, el cual nos permite detectar y prevenir potenciales comportamientos inapropiados.

¿Qué papel juega los canales de denuncia en una organización para que sean efectivos en la detección de la corrupción?

Los canales de denuncia son otro de los elementos fundamentales de todo sistema de Compliance. Es imprescindible que dichos canales sean efectivos y, en consecuencia, que funcionen de manera apropiada para que los empleados tengan plena confianza en su finalidad y funcionamiento para hacer uso de ellos.

Desde Compliance, animamos y promovemos que se compartan las preocupaciones y asuntos relacionados con potenciales incumplimientos.

Asimismo, recalcamos que toda solicitud va a ser tratada con seriedad, imparcialidad y rapidez. En Microsoft gozamos de distintos canales de denuncia, tales como dirigirte a la Office of Legal Compliance, a tu manager, al Compliance Officer de tu país, a Recursos Humanos, al Microsoft Integrity Portal, la web MicrosoftIntegrity.com, etc.

¿Cree que con el Covid19 se ha modificado de forma notable los riesgos de corrupción que existen en las organizaciones?

Desde nuestro punto vista y como empresa tecnológica que somos, creemos que la tecnología está ayudando a tener un mayor análisis y control sobre los posibles riesgos de corrupción.

La transformación digital está permitiendo a las empresas tener un mayor seguimiento y control de las transacciones que se realizan, disponer de programas de formación on-line cuyo seguimiento es más exhaustivo, hacer uso de programas predictivos y análisis de datos que permiten adelantarse a los hechos y dan la oportunidad de mejorar de antemano procesos que podían parecer suficientes.

Todo ello redunda en beneficio de unos sistemas de Compliance más sólidos que permiten mitigar los riesgos de corrupción. Sin duda, la aceleración de la transformación digital, a causa del COVID-19, está añadiendo esta capa de Compliance en muchísimas empresas que aún no lo tenían incorporado de forma exhaustiva.

En cuanto a los conflictos de interés ¿Cómo deben gestionarse para evitar que se conviertan en casos de corrupción?

En Microsoft disponemos de una política sobre conflictos de interés que es parte del programa de formación continua y que todo empleado conoce. Su finalidad es evitar que se tomen decisiones que puedan verse afectadas por un conflicto de interés, salvo que se tenga la correspondiente aprobación.

Adicionalmente, disponemos de una herramienta denominada Conflict of Interest Tool a la cual todos los empleados tenemos acceso y en la que todo potencial conflicto de interés tiene que ser comunicado para ser analizado y aprobado por el manager del empleado. Esta comunicación y aprobación han de revisarse con carácter anual en aras a prevenir potenciales casos de corrupción.

 

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